В чём фокус
Ко мне приходят с просьбой «автоматизируйте нам процесс». Спрашиваю, какой, и выясняется, что процесс живёт в голове у одного человека и в трёх чатах. Автоматизировать такое можно, получится быстрый бардак: ошибки те же, только теперь их делает робот и не устаёт. Семь ответов ниже превращают просьбу в техзадание. Пять признаков после них показывают, когда платить не надо вовсе.
Семь вопросов, на которые стоит ответить до оплаты
Ответьте на них письменно, даже если подрядчик не спросил. Особенно если не спросил.
1. Кто делает это руками и сколько часов в неделю. Имя человека и число. Без числа цену работы не с чем сравнить: окупится она за два месяца или за два года, останется неизвестным.
2. Где сейчас лежат данные. Таблицы, чаты, папки, бумага. Перечислите всё. На сбор данных уходит половина срока проекта, и узнать об этом лучше до сметы.
3. Что считается «сделано». Один проверяемый признак: строка появилась в таблице, письмо ушло, статус сменился. Об этом ниже отдельный раздел, потому что на этом пункте проекты ломаются чаще всего.
4. Что делать, когда пошло не так. Исключения будут. Заранее решите, кто разбирает их руками и откуда этот человек узнаёт, что пора.
5. Кто принимает решения внутри процесса. Если где-то внутри есть выбор, запишите правила, по которым его делают. Робот не догадается и переспросить не сможет.
6. Одна цифра, которую мерим через месяц. Часы, заявки, ошибки. Что угодно, но одно и выбранное заранее. Иначе через месяц вы будете спорить, стало ли лучше.
7. Кто владелец после запуска. Нужен человек, который заметит поломку. Без него о ней узнают через месяц, когда разъедутся цифры.
С семью ответами подрядчик назовёт цену и срок. Без них он считает наугад, а наугад выходит дороже.
«Готово» и «сделано» — разные слова
Заказчик под словом «готово» понимает «работает так, как я представлял». Исполнитель понимает «сделал ровно то, о чём договорились». Между этими фразами и лежит весь конфликт приёмки. Жулики тут ни при чём: картинка в голове заказчика всегда подробнее любого описания.
Чинится это одним фактом, названным до старта. Факт либо есть, либо его нет:
- строка появилась в таблице через минуту после отправки формы;
- отчёт пришёл в девять утра, и суммы в нём сошлись с учётом;
- бот ответил на пять типовых вопросов из заранее составленного списка.
Если для проверки нужно чьё-то мнение, это не признак. Пока «готово» не превращено в проверяемый факт, приёмка решается тем, у кого больше сил спорить.
Пять признаков, что автоматизация вам не нужна
Я сам собираю автоматизацию на заказ, и мне выгоднее, чтобы вы брали всё подряд. Но переделывать за чужой неудачной автоматизацией дороже, чем сделать сразу, поэтому список честный.
Вас не спросили, сколько часов это занимает сейчас. Без этой цифры никто не посчитает, окупится ли работа. Значит, и не считали.
Процесс не описан нигде, кроме «мы обычно так делаем». Автоматизировать нечего: сначала процесс, потом бот.
В предложении есть слова «искусственный интеллект», а вашей задачи нет. Вам продают технологию, а не результат. Технологию потом содержать вам.
Нет ответа, чем мерить успех через месяц. Без критерия через месяц окажется, что всё работает, просто ничего не изменилось.
Вам не сказали, сколько это стоит после внедрения. У автоматизации есть счёт за работу: подписки, запросы, хостинг. Он приходит всегда.
Все пять признаков сводятся к одному: в предложении нет ваших чисел. Ни часов, которые тратятся сейчас, ни того, что мерим через месяц, ни счёта за содержание. Хорошая автоматизация начинается со скучных вопросов про часы и цифры.
Чек-лист, который можно унести
ДО ОПЛАТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
1. Кто делает это руками: __________ Часов в неделю: ____
2. Где лежат данные (таблицы, чаты, папки, бумага): __________
3. «Сделано» — это когда: __________ (факт, а не мнение)
4. Что пошло не так — кто разбирает: __________ Как узнаёт: __________
5. Решения внутри процесса и их правила: __________
6. Одна цифра, которую мерим через месяц: __________
7. Владелец после запуска: __________
В ПРЕДЛОЖЕНИИ ПОДРЯДЧИКА ЕСТЬ:
[ ] мои часы, которые тратятся сейчас
[ ] описание моего процесса, а не технологии
[ ] моя задача, названная словами
[ ] чем мерим успех через месяц
[ ] сколько стоит содержание после запускаЧастые вопросы
- А если я не могу ответить на половину вопросов?
- Это и есть результат: процесс пока не описан, и автоматизировать его рано. Начните с первого и третьего пунктов, остальные проявятся, пока вы на них отвечаете.
- Подрядчик говорит, что всё выяснит сам по ходу работы. Это нормально?
- Выяснять по ходу можно детали. Часы, признак «сделано» и цифру через месяц знаете только вы, и без них смета остаётся догадкой.
- Что делать, если чек-лист не заполняется?
- Зависит от того, насколько процесс описан. Если ответы не складываются, вы нашли, с чего начинать, и это дешевле, чем узнать то же самое после оплаты.