Кейс · розница
Утренняя сводка собственнику вместо обхода систем
Чтобы понять, как идут дела, собственник открывал склад, CRM и отчёты по очереди — и делал это тогда, когда доходили руки. Теперь в девять утра руководителям приходит одно сообщение: продажи за вчера и за месяц, выполнение плана, темп месяца, каналы и магазин.
былостало
Главное
Было → сделал → стало
01 · было
Картину дня собирали обходом систем
Продажи менеджеры вносят в свои таблицы: онлайн отдельно, магазин отдельно, сайт отдельно. Чтобы понять, как идут дела, собственник открывал склад, CRM и отчёты по очереди и делал это, когда доходили руки.
- Утренний обзор
- обход склада и CRM руками
- Что видно сразу
- продажи, планы и склад в разных системах
02 · сделал
Собрал одно сообщение из готовых чисел
- Сводка идёт за вчерашний день. Продажи вносят руками в течение дня, поэтому утром сегодняшний день ещё пуст. Сводка идёт за вчера и за месяц с начала.
- Сценарий читает готовые числа. Сам он ничего не считает. В таблицах есть две служебные вкладки, где формулы уже собрали нужные числа, и сценарий читает готовое. Заодно так не кончается лимит запросов к таблицам.
- Собрал текст сообщения. Итог, онлайн с долями каналов, первый и повторный заказ, магазин с трафиком, примерками и конверсией в покупку. У каждого блока факт против плана за день и за месяц и темп: идёт месяц с опережением плана или отстаёт.
- Поставил на расписание. Каждый день в девять утра сообщение уходит в группу руководителей в Telegram. По понедельникам следом идёт недельное.
- Написал проверку. Отдельный скрипт пересчитывает двадцать чисел сводки из сырых данных и сравнивает с тем, что отдают служебные вкладки.
03 · стало
Одно сообщение вместо обхода
В девять утра у всех руководителей одна картина: сколько продали вчера, как идёт месяц против плана, с опережением или с отставанием, и какие каналы тянут.
- Утренний обзор
- одно сообщение в 9 утра
- Что видно сразу
- факт, план и темп месяца в одном сообщении
Как это устроено
таблицы менеджеров: онлайн, магазин, сайт → общий монитор продаж → служебная вкладка с готовыми числами
расписание, 9:00 → чтение двух служебных вкладок → сборка текста → группа руководителей в Telegram
понедельник, 9:10 → недельная вкладка и продажи магазина из товароучёта → недельное сообщение
Считают таблицы, а не сценарий: он только читает готовые числа и собирает из них текст.
Что с чем соединялось
- n8nРасписание, чтение таблиц, сборка текста и отправка.
- Google ТаблицыИсточник цифр. Формулы на служебных вкладках считают всё до сценария.
- TelegramГруппа руководителей: сообщение читают там, где и так переписываются.
- PythonПроверочный пересчёт двадцати чисел из сырых данных.
- МойСкладПродажи магазина для недельного сообщения.
Что было сложного
Позже таблицы переехали в новые книги, и сводка сломалась в четырёх местах сразу: адреса книг в сценарии, доступ служебного аккаунта к новым книгам, раскладка служебной вкладки (строк в блоке стало на одну больше, и месяц читался со сдвигом) и дата, которая в новой книге оказалась текстом, а не числом. Хуже всего, что сообщение при этом пришло: за позавчерашний день и с нулём по онлайну. Проверочный скрипт на сломанной версии показал шестнадцать расхождений из двадцати, после починки ни одного.
Когда таблицу читает программа, а не человек в браузере, формулы с сегодняшней датой не пересчитываются: «сегодня» застывает. Последний день теперь находится по данным — это самая поздняя дата, за которую есть оборот.
Сервер и руководители живут в разных часовых поясах: девять утра у них — это другой час на сервере. Мелочь, но без неё сводка приходила бы на два часа позже, когда день уже идёт.